"Das Management eines dezentralen Teams ist keine leichte Aufgabe“

Monnari arbeitet seit über einem halben Jahr mit cHow. Über das System wurden fast 166.000 Aufgaben erteilt, und mehr als 90 % davon wurden abgeschlossen! Dies ist ein Beweis für eine hohe Disziplin in der Organisation. Wie ist es Ihnen gelungen, bereits in den ersten Monaten der Zusammenarbeit mit dem neuen System für Ihr Unternehmen so hohe Werte zu erreichen?

Die Berichte in cHow spiegeln unseren Arbeitsalltag wider. Das Unternehmen Zalass Consulting war bei der Anpassung des Systems für uns zu 100 % offen für unsere Vorschläge und Bedürfnisse. Gemeinsam haben wir ein Team aufgebaut, das ein Betriebsmodell entwickelt hat, mit dem wir unser Ziel erreichen konnten. Das Ergebnis dieser Arbeit ist die heutige Form von cHow.

Die über 90 % Effizienz bei der Aufgabenbearbeitung erreichen wir durch die Anpassung des Systems an die Besonderheiten unseres Unternehmens, die hohe Leistungsfähigkeit des Tools und vor allem die Pflichtbewusstheit unserer Mitarbeiter. Keine technischen Probleme, intuitive Bedienung, ein effizienter Helpdesk, häufige Updates und neue Funktionen ermöglichen es uns, mit cHow ohne Bedenken und Schwierigkeiten zu arbeiten – und die Mitarbeiter haben keine Vorbehalte gegenüber der Nutzung der Anwendung.

Die über cHow zugewiesenen Aufgaben sind vielfältig – Sie fragen die Mitarbeiter der Verkaufsstellen nach Themen im Zusammenhang mit Werbemaßnahmen, versenden VM-Anweisungen und Berichte, sammeln Bestellungen für Mitarbeiterkleidung, melden Störungen an Zahlungsterminals, führen Mitarbeiterbewertungsbögen usw. Wer ist der Hauptempfänger der gesammelten Daten? Welche Abteilungen?

cHow liefert die Daten, die – ich kann das heute mit voller Verantwortung sagen – in Form von Berichten vom gesamten Unternehmen genutzt werden. Der Berichtskatalog wurde so aufgebaut, dass cHow im Wesentlichen zum Hauptkanal für den Informationsaustausch zwischen dem Geschäft, dem Management und der Logistik geworden ist.

Waren die über cHow erfassten Daten zuvor in der Organisation verfügbar?

Natürlich waren die Daten bereits vorher verfügbar. Die Erfassung war jedoch nicht so schnell und systematisch wie heute. Nach 2-3 Monaten Nutzung des Systems begannen wir mit dem Ausbau der Berichtsstruktur auf neue Bereiche. Das Ergebnis – eine verbesserte Effizienz und eine Reduzierung der Zeit für die Umsetzung von Aufgaben und Lösungen.

Es heißt, dass das Sammeln von Daten nur ein Teil des Erfolgs ist. Der andere Teil ist die Fähigkeit, sie zu nutzen. Wie sieht das in Ihrem Unternehmen aus? War das Auftreten großer Datenmengen zu Beginn eine organisatorische Herausforderung für Sie? Wenn ja, wie sind Sie damit umgegangen?

Die Datenmenge, die wir täglich erhalten, ist enorm. Ich habe bereits erwähnt, dass cHow von einer großen Anzahl von Personen genutzt wird, die für eine Vielzahl von Unternehmensprozessen verantwortlich sind. Die Informationen gelangen direkt an die für einen bestimmten Bereich zuständige Abteilung. Früher war das unterschiedlich, heute bildet die "Datenbank“ die Grundlage für die Arbeit aller Manager, die für den Vertriebssupport verantwortlich sind.

Basierend auf Ihrer Erfahrung: Welche Faktoren machen die Einführung eines FSM-Systems in einem Unternehmen gerechtfertigt? Wann lohnt es sich?

Die Notwendigkeit einer solchen Implementierung ist aus meiner Sicht unbestreitbar. Das Verhältnis von Nutzen zu Aufwand ist äußerst vorteilhaft. Die Verwaltung einer dezentralen Struktur erfordert Tools zur Überwachung der Arbeit. Dies dient in erster Linie der Effizienzsteigerung. Außerdem ist es wichtig, dass die Einführung eines solchen Systems die Bewertung der von uns durchgeführten Prozesse erheblich verbessert.

War die Implementierung selbst für Sie schwierig? Manchmal hören wir von Kunden, dass sie die Einführung solcher Lösungen trotz des erkannten Bedarfs hinauszögern, weil sie keinen guten Zeitpunkt für eine so große organisatorische Herausforderung finden. Wie würden Sie auf diese Bedenken reagieren?

Ich kann mit voller Verantwortung bestätigen, dass der Implementierungsprozess überhaupt nicht schwierig ist. Die Philosophie, auf der das Tool basiert, ist nicht kompliziert. Wichtig ist jedoch, dass das Projekt, das für die Implementierung vorbereitet wird, gut durchdacht ist – was das Implementierungsverfahren reibungslos verlaufen lassen sollte.