„Zarządzanie rozproszoną strukturą nie należy do łatwych zadań”

Monnari pracuje z cHow od ponad pół roku. Zlecono przez system niemal 166 tysięcy zadań, a wykonano ponad 90% z nich! Jest to dowód na dużą dyscyplinę w organizacji. W jaki sposób udało się Państwu osiągnąć tak wysoki wskaźnik już w pierwszych miesiącach pracy z nowym dla firmy systemem?

Raporty w cHow stanowią odzwierciedlenie naszego dnia pracy. Firma Zalass Consulting adaptując dla nas system była w 100% otwarta na sugestie i potrzeby. Wspólnie zbudowaliśmy zespół, który opracował model działania pozwalający na osiągnięcie celu. Efektem tej pracy jest obecny kształt cHow.

Ponad 90% efektywność w realizacji zadań osiągamy dzięki dopasowaniu systemu do specyfiki naszej firmy, wysokiej sprawność narzędzia, ale przede wszystkim obowiązkowości pracowników. Brak kłopotów technicznych, intuicyjne działanie, sprawny Help Desk, częste aktualizacje, nowe funkcjonalności sprawiają, że pracujemy z cHow bez obaw i problemów, a więc wśród pracowników nie ma oporu przez używaniem aplikacji.

Tematy zadań zlecanych przez cHow są rozmaite – pytacie Państwo pracowników punktów sprzedaży o rzeczy związane z oznaczeniami promocji, wysyłane są instrukcje i raporty VM, zbieracie zamówienia odzieży pracowniczej, informacje o awariach terminali płatniczych, prowadzicie karty ocen pracowniczych itd. Kto jest głównym odbiorcą zbieranych danych? Jakie działy?

cHow dostarcza informacje, z których - mogę to dziś z całą odpowiedzialnością powiedzieć – w formie raportów korzysta cała firma. Katalog raportów został tak zbudowany, że w zasadzie cHow stał się głównym kanałem wymiany informacji między sklepem, a strukturami zarządczymi i logistyką.

Czy dane, które pozyskujecie Państwo przez cHow były wcześniej dostępne w organizacji?

Dane oczywiście były dostępne wcześniej. Pozyskanie ich było jednak nie tak szybkie i nie tak systematyczne, jak ma to miejsce teraz. Po 2-3 miesiącach funkcjonowania systemu rozpoczęliśmy rozbudowę struktury raportów na nowe obszary. Efekt - poprawa efektywności i redukcja czasu wdrożenia zadań oraz rozwiązań.

Mówi się, że zebranie danych to dopiero część sukcesu. Druga część to umiejętność ich wykorzystania. Jak to wygląda u Państwa? Czy pojawienie się dużych puli danych stanowiło dla Państwa na początku wyzwanie organizacyjne związane z tym, jak zorganizować proces „konsumowania” tej wiedzy? Jeśli tak, jak sobie z nim poradziliście?

Ilość danych, jaką otrzymujemy każdego dnia jest ogromna. Wspomniałem, że z cHow korzysta bardzo dużo osób odpowiedzialnych za szereg procesów całej firmy. Informacja trafia bezpośrednio do komórki odpowiedzialnej za określony obszar. Wcześniej bywało z tym różnie, dzisiaj „bank danych” stanowi fundament do działań wszystkich managerów odpowiedzialnych za wsparcie sprzedaży.

Bazując na Państwa doświadczeniu proszę powiedzieć, jakie czynniki stanowią przesłankę do tego, że wdrożenie w firmie systemu z kategorii Field Service Management jest zasadne? W jakich sytuacjach warto?

Zasadność takiego wdrożenia jest w mojej ocenie niepodważalna. Stosunek zysków do nakładów jest bardzo korzystny. Zarządzanie rozproszoną strukturą wymaga zastosowania narzędzi do monitorowania pracy. Służy to przede wszystkim podniesieniu efektywności. Nie bez znaczenia jest także i to, że wdrożenie systemu znakomicie poprawia ocenę jakości procesów, jakie prowadzimy.

A czy samo wdrożenie było dla Państwa trudne? Czasami słyszymy od klientów, że widzą potrzebę realizacji wdrożenia, ale zwlekają z nim, bo nie mogą znaleźć dobrego momentu na podjęcie tak dużego wysiłku organizacyjnego. Jakby się Pan odniósł do tego typu obaw?

Z całą odpowiedzialnością mogę potwierdzić, że proces wdrożenia nie należy do trudnych. Filozofia działania narzędzia nie jest bardzo skomplikowana, Ważne jednak, aby projekt, który jest przygotowywany do wdrożenia był przemyślany - wtedy procedura wdrożenia powinna przebiec bez zakłóceń.